En la Institución Educativa Rural Benigno Mena González, predomina la clase media baja y de escasos recursos económico. Un 50% de las familias cuenta con casa propia, las restantes viven en casa alquilada o prestada con la mayoría de los servicios públicos: agua, luz, teléfono y parabólica.
En un 95% de las casas vive una sola familia en un 80% de las familias el sostenimiento económico es asumido por ambos padres, Un 10% por el padre y el otro 10% por la madre.
El 50% de los padres trabajan como asalariados con trabajo fijo y otros 50% tienen trabajo independiente y ocasional.
La institución, en su aspecto financiero cuenta con las siguientes características:
La elaboración del presupuesto se realiza de manera participativa dando oportunidad de conocer y proponer a estudiantes, padres de familia, docentes y comunidad en general sobre las necesidades e inversiones institucionales.
Los informes financieros se dan a conocer periódicamente en las reuniones de padres de familia y comunidad en general.
Todos los proyectos institucionales son beneficiados con recursos económicos dispuestos en el presupuesto anual y en el plan de compras.
Se promueven acciones pedagógicas y de proyección social a estudiantes, docentes y directivos.
La institución está en condiciones de ofrecer servicios adicionales (alquiler de equipos, mobiliario y planta física, capacitación y programas educativos).
Se han destinado fondos para la compra de implementos de laboratorio, biblioteca, equipos de audio y deporte, además de ventiladores necesarios en aulas y dependencias.
Es de resaltar el apoyo de instituciones como: el Hospital San Luis Beltran, UMATA, Casa de la Cultura, monitoria del deporte, Alcaldía Municipal, entidades de salud, Parroquia y demás instituciones educativas del municipio, que brindan orientación y capacitación de manera gratuita a la institución.
Es de anotar que en la institución existen carencias que dificultan el crecimiento económico, algunas de ellas son:
El no incremento de los arrendamientos en las tiendas escolares por reducción dela población.
La actual situación económica de las familias que limitan la compra de los alumnos en las tiendas escolares.
Los auxilios y subsidios otorgados por el estado u otras instituciones privadas han contribuido a que el padre de familia se vuelva reacio a cumplir con sus obligaciones de tipo económico (costos académicos).
El Consejo Directivo de la institución administrará los recursos de estos fondos. El Rector será el Ordenador del gasto que apruebe el Consejo Directivo y responderá fiscalmente por el adecuado uso de los fondos.
La Secretaría de Educación Departamental o los organismos que hagan sus veces ejercerán la vigilancia y el control sobre el cumplimiento de estas regulaciones.
La programación presupuestal es de gran importancia ya que el presupuesto sirve como herramienta de trabajo para la aplicación del proceso administrativo en la administración de los establecimientos educativos.
Este sirve para:
Para obtener recursos (humanos, físicos, técnicos, financieros)
Para una distribución adecuada de acuerdo con las necesidades prioritarias.
Para modificar y orientar técnicamente el proceso de toma de decisiones.
Para identificar los objetivos y clasificar prioridades
Para evaluar los resultados
Para controlar y corregir desviaciones.
Los recursos de los Fondos de Servicios Docentes son los siguientes:
Transferencias del Sistema General de Participaciones.
Un monto de las participaciones de los municipios en los ingresos corrientes de la Nación destinados al Sector Educativo cuando sean girados por éste a la institución.
Los dineros provenientes de los recursos de extensión a la comunidad, asesoría y estudios técnicos impartidos. Así como los que recauden por la venta de productos que provengan de los proyectos de estudio y experimentación.
Los dineros recaudados por servicios.
Los dineros provenientes de la venta de productos manufacturados o elaborados por el personal docente o los educandos. Cuando se haya hecho uso de las instalaciones o bienes del establecimiento.
Los dineros que por concepto de donaciones, ayudas y/o aportes otorgue el Gobierno Departamental, Municipal, así como los de entidades públicas, privadas o de los particulares para inversión o funcionamiento del sistema educativo, tengan o no destinación específica.
Los dineros provenientes de admisiones, validaciones, habilitaciones, carnés, derechos de grado, certificaciones, constancias y semejantes.
Los dineros que se perciban por concepto de arrendamientos de bienes y servicios de talleres, laboratorios, cafetería, tiendas escolares, aulas comunes y especializadas, prestación de servicios a terceros como sistematización, fotocopias, mecanografía, videos y reproducción de trabajos especiales, cuando para tales efectos se utilicen los bienes muebles o inmuebles de los establecimientos educativos.
Las utilidades de la explotación de bienes entregados al establecimiento en usufructo, comodato, sociedad o título semejante.
Los dineros que reciban los establecimientos educativos por concepto de indemnizaciones de cualquier orden.
Los dineros recibidos como premio por la participación en concursos, eventos y certámenes, cuando sean otorgados directamente al establecimiento.
Los recursos provenientes de rendimientos financieros por inversiones realizadas con dineros de los Fondos de Servicios Docentes.
Otros que autoricen o establezcan el Gobierno Nacional o los entes territoriales, con arreglo a la Constitución y a las Leyes.
Los recursos del Fondo de Servicios Docentes tiene el carácter de recursos propios. En la administración y ejecución de estos recursos, las autoridades del establecimiento educativo estatal serán autónomas. Sin embargo, en cuanto se trata de recursos públicos, la administración y ejecución de los mismos deberá someterse a lo establecido en la legislación vigente y a los controles del Ministerio Público y de las Contralorías Municipales o Departamentales en el caso de que las municipales no existan.
Los recursos de los Fondos de Servicios Docentes solo podrán utilizarse en los siguientes rubros presupuestales:
1.2.3.1.Gastos generales
- Mantenimiento. Conservación, reparación, mejoramiento y adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, adquisición de repuestos y accesorios para equipos técnicos y de oficina.
- Compra de Equipo. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipos de oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
- Materiales y suministro. Bienes de consumo final que no son objeto de devolución, como papel y útiles de escritorio, material didáctico, insumos para proyectos de producción experimental, agrícola o comercial, insumos automotores con excepción de repuestos, elementos de aseo, cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio, semillas, gas carbón, o cualquier otro combustible necesario para el establecimiento educativo.
- Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles del establecimiento educativo, incluye el pago de garajes.
- Servicios públicos. Acueducto, alcantarillado, recolección de basuras, teléfonos, gastos de instalación y traslados de servicios siempre y cuando éstos no sean costeados en su totalidad por el ente territorial.
- Comunicaciones y transportes. Mensajería, correo, telégrafo, embalaje, acarreo y transporte colectivo de los alumnos y docentes del establecimiento educativo.
- Pago de primas y seguros que se adquieran para amparar los bienes y elementos de propiedad de establecimiento educativo, pólizas de manejo y renovación de las mismas.
- Impresos y Publicaciones: Edición de formas, escritos, publicaciones, libros, trabajos tipográficos, sellos, suscripciones, adquisición de libros y pago de avisos.
- Gastos de Viaje: Pasajes y transporte de los empleados tanto administrativos como docentes que pertenezcan a la planta del establecimiento educativo, cuando deban desempeñar funciones de directo interés para la institución o propios del cargo del funcionario comisionado, en un lugar diferente al de la sede habitual de su trabajo y de conformidad con el reglamento del establecimiento; Gastos de Viaje de los educandos, cuando sea designados por el Consejo Directivo y para el cumplimiento de comisiones en representación del establecimiento educativo, conforme al reglamento interno de la institución.
- Viáticos: Reconocimientos para gastos de alojamiento y alimentación del empleado comisionado para cumplir con funciones propias de su cargo o de representación del establecimiento educativo por fuera de la jurisdicción municipal, previo el cumplimiento de las formalidades legales reglamentarias y conforme al reglamento interno de la institución; excepcionalmente viáticos para educandos cuando sean destinados por el Consejo Directivo para el cumplimiento de comisiones en representación del establecimiento educativo y de conformidad con el reglamento interno del establecimiento.
- Sostenimiento de semovientes: Sanidad, herraje, armadura y equipo, y compra de animales que requieran los establecimientos educativos.
- Las adquisiciones a que se hace referencia en los literales b, c, h y k se harán con sujeción al programa general de compras, debidamente aprobados por el Consejo Directivo y de conformidad con las normas sobre la materia.
1.2.3.2.Servicios personales
Jornales: Remuneración estipulada por días, pagadera por períodos no mayores de una semana, para el desempeño de actividades netamente transitorias que no puedan atenderse con cargo a la planta de personal.
Remuneración por servicios técnicos prestados en forma esporádica por personas naturales o jurídicas para desarrollar actividades que no sean las ordinarias del establecimiento, siempre y cuando dichos servicios no sean atendidos con el personal perteneciente a la planta de personal del mismo.
Prestación de servicios profesionales excluyendo los de docencia y de conformidad con el régimen legal vigente, caso en el cual los contratos requerirán la autorización del Consejo Directivo del establecimiento educativo y deberán ser ejecutados durante en calendario escolar, salvo las excepciones determinadas por el mismo Consejo.
Realización de actividades científicas deportivas y culturales, tales como el día del idioma, del maestro, del alumno, de la familia y otras que estén presupuestadas en las cuantías autorizadas por el Consejo Directivo del respectivo establecimiento.
Inscripción y participación en competencias deportivas, culturales y científicas de orden local, regional, nacional e internacional.
Aportes para los proyectos especiales de estudio e innovaciones pedagógicas que adelante el establecimiento educativo en la cuantía autorizada por el Consejo Directivo.
Varios e imprevistos: Incluye todos los gastos autorizados por el Consejo Directivo del Establecimiento educativo, para un buen funcionamiento , de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional.
Los ingresos por restaurantes, cafeterías o tiendas escolares, material didáctico, sistematización de calificaciones y microfilmaciones, tendrán destinación específica para los conceptos que fueron recibidos.
Los ingresos obtenidos por aportes , auxilios, donaciones o convenios que tengan una destinación específica , deberán invertirse únicamente en los programas para los cuales fueron destinados.
El Consejo Directivo del establecimiento educativo fijará las prioridades en la ejecución del gasto de los recursos de los fondos de servicios docentes, de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional al inicio de cada año cuando apruebe el Plan Anual de Compras y el PAC.
El Consejo Directivo administrará los fondos de servicios docentes.
Se entienden por administrar los fondos de servicios docentes:
El manejo y la utilización adecuada de los recursos, incluyendo las operaciones de carácter civil, comercial, o administrativa a que haya lugar, siempre y cuando sirvan al mejoramiento de la calidad educativa de la institución y salvo las excepciones contempladas en el artículo 8 de este decreto.
La aprobación de los presupuestos anuales de apropiaciones o de acuerdo mensual de ejecuciones de gastos previo proyecto que para el efecto presente el rector.
La aprobación anual de los estados financieros que debe ser presentado por el rector y certificado por un revisor fiscal designado para el efecto, por el mismo Consejo del establecimiento educativo.
La evaluación de los activos patrimoniales y las autorizaciones a que haya lugar en el caso de una fusión con otro establecimiento.
La liquidación patrimonial, en el evento de liquidarse el establecimiento educativo.
Las demás funciones propias de su carácter de administrador de los fondos de servicios docentes, siempre y cuando no estén asignadas a otro órgano del gobierno escolar o a otra autoridad.
El ordenador del gasto será el rector del establecimiento educativo. Sus funciones y responsabilidades en tal calidad serán las siguientes:
La ejecución de los recursos de los fondos de servicios docentes en los términos y montos autorizados, atendiendo lo dispuesto por el programa general de gastos y por las normas vigentes.
La elaboración del presupuesto anual del fondo y del acuerdo mensual de ejecuciones de gasto, el cual será sometido a la aprobación del Consejo Directivo.
La elaboración del balance de pérdidas y ganancias del fondo para ser aprobado por el Consejo Directivo.
El manejo de la Caja Menor si es autorizada por el Consejo Directivo.
Las demás funciones propias de su carácter de ordenador del gasto.
Queda prohibido al Consejo Directivo y al rector, autorizar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del fondo de servicios docentes, contraer obligaciones sobre gastos no contemplados en los presupuestos debidamente aprobados, o excederse en gastos con relación a las partidas apropiadas.
Es el cálculo anticipado de los ingresos y con base en éstos, establecer los gastos de funcionamiento e inversión para un período de tiempo determinado, que será de un año comprendido entre enero 1 a 31 de diciembre; teniendo en cuenta los planes y programas a cumplir en dicho período. Se expresa en términos financieros y debe obedecer a normas preestablecidas.
Para la elaboración del presupuesto deben aplicarse principios presupuestales que hagan que su ejecución tenga la seriedad que este documento exige, los principales son los siguientes:
1.3.1.1.Unidad: Con el producto de las rentas e ingresos, se formará un acervo común, sobre el cual se girará para atender el pago de los gastos autorizados en el presupuesto.
1.3.1.2.Universalidad: El objetivo es el obtener que todos y cada uno de los ingresos y todos y cada uno de los gastos se incluyan en el presupuesto de ingresos y gastos de la correspondiente vigencia fiscal.
1.3.1.3.Anualidad: La ejecución y el efectivo control del presupuesto requiere de un período determinado. En Colombia el período fiscal se inicia el 1o. de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.
1.3.1.4.Equilibrio: Hay equilibro en el presupuesto, cuando el total de los ingresos calculados es igual a las apropiaciones para los gastos.
1.3.1.5.Inembargabilidad: Las rentas y recursos incorporados en el presupuesto general son inembargables. La forma de pago de las sentencias a cargo de la entidad se efectuará de conformidad con el procedimiento establecido en el Código Contencioso Administrativo y demás disposiciones legales concordantes.
El presupuesto de la institución se elaborará por parte del rector y su información debe corresponder a la detectada luego del ejercicio participativo con la comunidad educativa, realizado en el último periodo del año escolar con miras a satisfacer las necesidades del PEI, el plan de mejoramiento y los proyectos institucionales.
El presupuesto está compuesto por tres partes: Ingresos, Egresos y Disposiciones Generales.
1.3.3.1.Presupuesto de Ingresos: Los ingresos pueden ser corrientes y de destinación especial.
Ingresos corrientes: Son aquellos que en forma regular percibe la entidad y demás ingresos autorizados por la Ley.
Fondos con destinación especial: Son aquellos que son recaudados para ser girados con una finalidad preestablecida y respalda un programa concreto del presupuesto.
1.3.3.2.Presupuesto de Egresos: Está formado por los gastos de funcionamiento y gastos de inversión.
Gastos de funcionamiento: Como su nombre lo indica corresponde a los gastos ordinarios que se requieren para el normal funcionamiento de la entidad. Las partidas se presentan en forma separada según se trate del gasto, así: Servicios personales, gastos generales, gastos de transferencia, etc.
Gastos de inversión: Incluye la adquisición de bienes muebles e inmuebles y servicios que permitan incrementar, restaurar y conservar la inversión, es decir que aumenten el patrimonio de la entidad.
Son normas que tienden a asegurar la correcta ejecución del presupuesto, las cuales rigen únicamente durante el período fiscal para el cual se expidan.
Los ingresos que se espera recaudar durante el año siguiente se debe hacer con base a los estudiantes agrupados en preescolar, básica primaria, básica secundaria y media técnica de acuerdo con las tarifas autorizadas por la Secretaría de Educación y lo convenido en el consejo directivo de la siguiente manera:
Igualmente se hace una programación de los gastos necesarios para el normal funcionamiento del establecimiento educativo, de acuerdo con el comportamiento de ejecución de la vigencia anterior (ver Presupuesto Participativo)
Es la relación resumida de todos los materiales y equipos necesarios para la vigencia siguiente previa elaboración valorada de los mismos.
El anteproyecto de presupuesto se presenta ante el Consejo Directivo en el mes de enero de cada año para el análisis, discusión y aprobación, mediante acuerdo por medio del cual se apruebe el presupuesto de ingresos y gastos Fondo de Servicios Docentes (Decreto 1857 de 1994), firmado por cada uno de los integrantes y de los cuales debe elaborarse acta firmada también por los asistentes.
Además del presupuesto, el Rector presenta un informe financiero donde se indica cual fue el balance de gestión realizado en la vigencia anterior y una justificación de cada uno de los rubros consignados en el nuevo presupuesto.
La afectación sobre las apropiaciones para gastos estará a cargo del Rector como ordenador principal, y no podrá delegar esta función, salvo cuando la autoridad competente así lo designe.
Con el fin de lograr el equilibrio del presupuesto durante su ejecución, el Rector prepara en los últimos diez (10) días de cada mes un programa de las sumas que puedan girarse con cargo a sus respectivas apropiaciones para gastos y que se someterá a la aprobación del Consejo Directivo.- PAC-
Son aquellas modificaciones o variaciones que sufre el presupuesto en el transcurso de la vigencia fiscal y con respecto al presupuesto inicial.
CRÉDITOS ADICIONALES O ADICIONES: Son operaciones mediante las cuales se aumenta el presupuesto inicial, tanto de los ingresos como de los egresos. Son suplementales cuando se destinan a complementar apropiaciones del programa en ejecución por resultar insuficientes las partidas iniciales. Son extraordinarias cuando se destinan a complementar apropiaciones del programa en ejecución a atender programas nuevos. Los créditos adicionales se presentan: Por buen comportamiento de las rentas, Liquidación del superávit fiscal, Aporte de entidad gubernamental y Donaciones de particulares.
TRASLADOS PRESUPUESTALES: Son operaciones que ocurren durante la ejecución del presupuesto tendientes a racionalizar de la mejor manera posible las apropiaciones para gastos innecesarios y que se requieran para alimentar otros rubros que requieren disponibilidad presupuestal.
Es importante analizar que los traslados que se efectúen del rubro de servicios personales a otros rubros, deben corresponder a una sobrevaloración.
También es necesario tener en cuenta que la inversión tiene una destinación especial y es de gran importancia para el crecimiento de la entidad, por lo tanto, no es permitido trasladar de inversión a funcionamiento, salvo plena justificación del Consejo Directivo.
Como se puede observar los traslados solo afectan el presupuesto de gastos y no modifican en nada el monto global del mismo.
Partida presupuestal que ha sido contracreditada no puede acreditarse posteriormente.
La ejecución presupuestal se refiere a la percepción de los recursos calculados y a los gastos que se realizan de acuerdo con los planes y programas fijados en el Documento Financiero.
La ejecución teóricamente puede ser activa y pasiva, ya sea que corresponda al recaudo de los distintos ingresos y a los pagos efectivamente realizados.
Algunos de los objetivos y criterios de la administración en esta materia son:
Cumplir las prioridades establecidas en la programación presupuestal, en especial las correspondientes al Plan Operativo Anual de Inversiones.
Tener criterios definidos sobre consumo de materiales esenciales con base en indicadores o parámetros de consumo, que permita la mejor utilización de los recursos evitando el despilfarro de los mismos.
Establecer prioridades para el gasto buscando lograr los objetivos propuestos en el Proyecto Educativo Institucional (PEI).
El presupuesto se elabora y controla a través de un proceso llamado ciclo presupuestal, con duración de una vigencia fiscal (del 1o de enero al 31 de diciembre de cada año) conformado por las siguientes fases:
En esta etapa deben tenerse en cuenta los siguientes criterios presupuestales, su adecuada interpretación y aplicación dependen en gran parte que éste sea efectivamente un plan integral.
La coordinación de las actividades corresponde al Consejo Directivo bajo la orientación de la Rectoría; pero todas las dependencias deben participar en la formulación del presupuesto, porque actúan directamente en su ejecución y porque el logro o fracaso de los resultados depende y afecta a toda la institución.
1.9.1.1.Proyecto de Presupuesto de Ingresos
La rectoría realizará la proyección de ingresos a obtener en el período que se está presupuestando, teniendo presente las bases punibles establecidas en normas, calculando el posible crecimiento que pueda proyectarse de acuerdo con las circunstancias socio-económicas de la comunidad y la necesidad de recursos de la administración.
De la proyección de ingresos deberá hacerse una memoria que facilitará su sustentación y misión, en la que conste las diferentes rentas, elementos y criterios que se hayan tenido en cuenta al proyectar. En esta parte además de la proyección de ingresos, se prepara un plan de acción anual de ejecución de los mismos.
1.9.1.2.Elaboración del proyecto de presupuesto
La Rectoría del establecimiento educativo como responsable de la elaboración del presupuesto para la vigencia fiscal, incluirá todos aquellos conceptos, códigos y numerales que se citan o señalan en el documento único financiero denominado “Presupuesto de Ingresos y Gastos”.
1.9.1.3.Proyecto de presupuesto de Egresos
Para la estructuración del proyecto del presupuesto de Egresos, se deberá tener en cuenta que los valores proyectados cumplan las siguientes condiciones:
Los gastos fijos o periódicos deben ser suficientes para atender los servicios durante el año.
Las transferencias deberán discriminarse por el objeto de egreso, precisando si se trata de funcionamiento o inversión.
Si bien la iniciativa de la preparación del proyecto de presupuesto comprende a la Rectoría y después de un proceso participativo, su expedición es facultad del Consejo Directivo.
El proyecto de presupuesto debe ser presentado por el rector en la primera semana de labores de cada año al Consejo Directivo para su estudio o aprobación. El Consejo Directivo dentro de los cinco días hábiles expedirá el respectivo acuerdo.
Al proyecto de presupuesto se anexarán:
Informe de ejecución del presupuesto de la vigencia anterior.
Memoria de la proyección de ingresos.
Estructura administrativa y escala de remuneración correspondiente a las diferentes categorías de empleos, así como la reglamentación de los gastos de viáticos y otros gastos al personal.
Justificación y bases de cuantificación de los programas incluidos en el presupuesto, como también el origen de los recursos para su financiación.
Otros informes que se consideren necesarios para una mejor comprensión y estudio del proyecto.
La matrícula es gratuita y el estado cubre la totalidad de la misma a través del sistema general de participaciones.
El establecimiento educativo se ceñirá a las orientaciones dadas por la entidad territorial certificada para realizar otros cobros y asignar sus tarifas. Los valores de alquileres y prestación de servicios los reglamentara anualmente por acuerdo del Consejo Directivo.
